Les réponses aux questions des écoles, CFA et formateurs

Oui. L'offre école comprend les fiches étudiants, le trombinoscope, les absences, le carnet de notes, le planning et les salles, les jurys et PV d'examen, les conventions et les relations entreprises, ainsi que le suivi financier. Si votre école garde son propre logiciel de notes, les notes sont exportées au format que vous choisissez (importé depuis votre fichier Excel).

Vous déposez votre corrigé en mode secret. La plateforme compare chaque copie au corrigé là où c'est mesurable (cellules Excel, calques et entités DWG/DXF, objets IFC, texte Word), puis l'IA propose une appréciation par compétence. Vous relisez et validez tout avant que les étudiants ne voient quoi que ce soit.

Une plateforme en ligne pour les formateurs et les établissements de formation, en particulier dans les métiers techniques et le BTP. Elle réunit les cours interactifs, l'émargement, les notes, les projets, le forum de classe, la lecture des plans DWG/DXF, le suivi financier du formateur et l'IA, avec le RGPD intégré.

Formateur indépendant : 59,99 € HT par mois (71,99 € TTC), sans engagement, souscription en ligne après l'essai gratuit de 15 jours. École ou organisme : tarif sur devis, selon le nombre de formateurs et d'apprenants. Écrivez-nous à contact@promaceo.fr.

Le formateur indépendant dispose de toutes les fonctions pour ses propres classes. L'offre école ajoute la création et la gestion des comptes formateurs, l'administration de tous les cours de l'école, le dépôt de modules e-learning pour toutes les classes et les rapports pédagogiques de toute l'école.

Oui. Vous utilisez la visio intégrée PROMACEO ou la plateforme de votre choix (Teams, Zoom, Google Meet, Webex, Jitsi…). Dans tous les cas, PROMACEO gère la salle d'attente, la pause café avec alerte de reprise, la discussion et les présences.

Vous créez votre compte formateur, confirmez votre adresse e-mail et découvrez la plateforme avec une classe de démonstration déjà remplie. Vous pouvez aussi importer vos propres listes. Sans engagement ni carte bancaire. À la fin de l'essai, vous téléchargez vos données en un clic, puis le compte d'essai est fermé et effacé. Un seul essai est accordé par organisme.

Les données sont hébergées chez Infomaniak Network SA — serveurs en Suisse (pays bénéficiant d'une décision d'adéquation de la Commission européenne). La plateforme fournit le registre des traitements, la notice d'information, un modèle de contrat de sous-traitance (article 28), une analyse d'impact, l'export et l'effacement des données à la demande et une purge automatique selon des durées que vous réglez.

Les données des étudiants d'une classe (notes, présences, rendus, conventions, forum, fichiers) restent sur la plateforme 3 ans après la fin de la classe, puis sont effacées définitivement. L'école, ou le formateur en offre indépendante, est prévenue par e-mail 90, 30 et 7 jours avant et peut télécharger l'archive complète de chaque classe. Pour les garder plus longtemps, demandez l'extension « Cloud crypté et sécurité » (surplus sur devis) à contact@promaceo.fr : l'effacement est suspendu le temps du devis. Vos cours et vos factures sont conservés.

Non. Un navigateur récent suffit, sur ordinateur, tablette ou téléphone. La plateforme s'installe aussi comme une application sur le téléphone, avec consultation hors connexion.

Oui. Les plans DWG et DXF sont convertis automatiquement pour être affichés dans le navigateur, zoomés et annotés par le formateur et les élèves. L'original reste téléchargeable.

Oui. L'import reconnaît la structure du fichier, quel que soit son format (xlsx, xls, ods, csv) : en-têtes sur une ou deux lignes, cellules fusionnées, plusieurs feuilles, colonnes dans le désordre.

La dépense est réservée avant chaque appel sur l'enveloppe mensuelle de l'école (ou du formateur) et plafonnée par élève. Les coordonnées ne sont jamais transmises ; pour une correction, des extraits de la copie et du corrigé le sont : évitez d'y laisser des données personnelles. Chaque élève peut refuser l'IA en un clic. Aucune note ni décision n'est prise automatiquement. Une option d'IA française (Mistral) est disponible.

Oui. Les annonces, documents et examens peuvent être publiés automatiquement dans un canal Teams, et la plateforme peut s'afficher comme un onglet. L'agenda des séances se synchronise avec Outlook.

Oui. Le CRM suit vos prospects par étape avec tâches et relances ; les admissions gèrent les candidatures en ligne, les pièces et la liste d'attente ; les devis sont numérotés et acceptés en ligne ; le devis accepté crée la convention, les inscriptions et les convocations. Les financements se répartissent entre plusieurs payeurs (OPCO, entreprise, France Travail, apprenant) avec échéanciers, factures numérotées et relances.

Oui : une partie à l'OPCO, le reste à l'entreprise. Le plan de financement de chaque stagiaire se répartit en parts (en pourcentage ou en montant) : par exemple 60 % entreprise et 40 % OPCO avec le numéro de dossier. Chaque payeur reçoit sa facture, numérotée en continu, avec son échéancier, ses encaissements et ses relances. Le BPF retrouve les produits par financeur.

Oui. Les convocations PDF partent quelques jours avant la première séance (7 jours par défaut, réglable) avec un rappel la veille. Si le planning change (date, horaire, salle), une convocation modifiée est renvoyée automatiquement aux seules personnes concernées.

Vous importez un référentiel (Excel, fiche RNCP collée) ou partez d'un des 3 modèles BTP fournis, à adapter. Les quiz, les critères de barème des devoirs et les observations en situation sur téléphone deviennent des preuves. La plateforme calcule le niveau de chaque élève selon la règle choisie, propose une remédiation et produit le livret de compétences en PDF.

La console de séance du formateur peut être préparée hors connexion : déroulé, diapositives et liste des élèves restent disponibles sur l'ordinateur. L'appel et les notes saisis pendant la coupure sont synchronisés au retour du réseau, sans doublon ; en cas de modification concurrente, le formateur tranche.

Oui. La plateforme lit les modules SCORM 1.2 et 2004, les paquets xAPI (Tin Can) et cmi5, ainsi que les contenus H5P. Un LRS xAPI 1.0.3 est intégré : les traces des apprenants restent sur votre plateforme et s'exportent.

Oui. Le calendrier d'alternance est généré depuis le rythme école / entreprise avec fériés et congés, partagé avec l'apprenti et le tuteur (agenda et PDF). Le contrat d'apprentissage est suivi de la préparation à la prise en charge, avec pièces, rémunération estimée selon le barème, fin de période d'essai et export des données pour l'OPCO. La place de l'alternance aide les étudiants à trouver leur entreprise ; l'espace de liaison avec le tuteur et l'indicateur Qualiopi 13 complètent l'ensemble.

Élèves, tuteurs, formateurs et public déposent leurs réclamations ; chacune est numérotée, affectée, analysée et reçoit une réponse dans un délai cible. Les actions correctives et d'amélioration sont suivies jusqu'à la vérification de leur efficacité. Le registre et le plan d'actions servent de preuves pour les indicateurs 31 et 32.

Non : Qualiopi certifie des organismes de formation, pas des logiciels. PROMACEO ACADEMY est conçu pour préparer l'audit Qualiopi : pour chacun des 32 indicateurs, la plateforme montre les preuves déjà produites par l'usage quotidien et ce qu'il reste à fournir.

Chaque formateur saisit ses disponibilités et ses absences. Le planning signale un cours hors disponibilités ; l'écran des remplacements suggère les formateurs disponibles et compétents, puis prévient le remplaçant et les élèves. Les habilitations avec date d'expiration sont suivies.

Oui. Une copie chiffrée de la base et des fichiers est envoyée hors du serveur (kDrive d'Infomaniak) et un serveur de secours peut prendre le relais pendant une panne. La surveillance vérifie les sauvegardes, le disque et le certificat, et alerte immédiatement.

Oui. Vos données restent les vôtres : export complet de l'école, archive de chaque classe, export des notes et des données de chaque personne. En fin d'essai gratuit, vous téléchargez vos données en un clic avant la fermeture du compte.

Oui. Demandez une démonstration en visio depuis le formulaire de contact ou à contact@promaceo.fr : nous vous montrons les écrans qui correspondent à votre activité. Vous pouvez aussi faire la visite guidée du site ou ouvrir un essai gratuit de 15 jours avec une classe de démonstration.

Bientôt disponible. La télétransmission aux OPCO (norme commune « API Convergence » : contrat d'apprentissage, convention, factures, rapprochement facturé / payé) est prévue mais pas encore ouverte : elle attend les accès éditeur que délivre chaque OPCO ; Constructys, l'OPCO du BTP, est en production en protocole V1 et en développement en V2. En attendant, le contrat d'apprentissage se suit dans la plateforme (préparation, signature, dépôt, prise en charge) et ses données s'exportent en Excel pour la saisie sur le portail de l'OPCO ; les factures OPCO se suivent avec leurs encaissements et leurs relances.

Bientôt disponible. L'import des extractions Ypareo (CSV ou Excel, avec aperçu à blanc) est prévu mais pas encore ouvert. En attendant, vos listes d'élèves s'importent depuis n'importe quel fichier Excel (xlsx, xls, ods, csv), et les notes s'exportent au format de votre école à partir de votre propre fichier Excel.

Bientôt disponible. L'import de l'agenda Hyperplanning (iCal) dans le planning est prévu mais pas encore ouvert. En attendant, le planning se saisit dans la plateforme (salles, intervenants, conflits signalés), s'exporte en Excel et se partage en agenda (ICS) avec les élèves, comme le calendrier d'alternance.

Bientôt disponible. Les exports programmés vers un SIRH ou un autre logiciel sont prévus mais pas encore ouverts. En attendant, les exports Excel existent déjà : notes au format de votre école, planning de la semaine, conventions, compétences, résultats de jury, réponses de satisfaction, données des contrats d'apprentissage, et les absences et notes de chaque classe en CSV.

Avec la place de l'alternance. Les entreprises publient leurs offres et les étudiants leur profil « je cherche une alternance » (métiers visés, CV, portfolio). L'école valide chaque annonce avant publication, choisit les classes qui la voient et ouvre les mises en relation : une conversation à trois (école, entreprise, étudiant) jusqu'à l'entretien et au contrat. Les suggestions tiennent compte du métier, du niveau, de la date de début et de la distance, et des alertes partent chaque semaine. Le tableau de bord montre, classe par classe, les étudiants encore sans entreprise.

Non, pas sans leur accord. Le profil n'est diffusé qu'avec le consentement de l'étudiant, qui peut le retirer à tout moment ; l'entreprise voit le prénom et l'initiale du nom. Le téléphone et l'e-mail ne lui sont transmis qu'après l'accord de l'étudiant (et de son représentant légal s'il est mineur). L'entreprise n'a pas besoin de compte : elle entre par un lien personnel et un code, après validation par l'école.

Oui, sans code. Six pages sont prêtes (Accueil, Formations, Alternance, Entreprises, Vie de l'école, Contact), déjà remplies avec vos informations ; vous les complétez par blocs (texte, photos, chiffres clés, formations du catalogue, offres, actualités, témoignages). Vous choisissez votre logo et deux couleurs : le contraste est vérifié. Chaque page a son brouillon, son aperçu, son historique de versions et ses réglages de référencement.

Non. C'est le fil de votre école : chaque publication choisit son public (tout le monde, public local, entreprises partenaires, une ou plusieurs classes, l'établissement ou les formateurs). Les publications des entreprises partenaires sont validées par l'école, celles des formateurs aussi si vous le décidez, et tout contenu peut être signalé. Pas de publicité, pas de messagerie privée ; un récapitulatif par e-mail, au plus un par jour, est désactivable.

Oui. Chaque classe a son espace documents, partagé entre son formateur et ses étudiants, et l'école a le sien pour l'équipe et les formateurs (syllabus, contrats, procédures). Celui qui dépose choisit qui voit, télécharge, dépose, modifie ou gère : un rôle, un groupe d'étudiants ou une personne. Les dossiers de dépôt ne montrent à chaque étudiant que ses propres fichiers. Versions, corbeille de 30 jours, quotas et journal des accès (preuve Qualiopi) sont inclus.